Különféle szabványos levelezési típusok állnak rendelkezésre, például számla nyomtatása, számlakivonat stb. Egyéni levelezési típusok is létrehozhatók.
A levelezés az adott üzleti tranzakció feldolgozásakor vagy egy későbbi szakaszban hozható létre a már létrehozott tranzakciós feladásokhoz.
A levelezést különböző formátumokban, például e-mailben és faxon lehet elküldeni az ügyfélnek / eladónak. A levelezés alapvetően levelek stb., Amelyeket az SAP küld el az eladónak / ügyfélnek stb.
A levelezés külön-külön vagy együttesen, eseti jelleggel vagy automatizált kötegelt munkával hozható létre.
Ebben az oktatóanyagban megtanulja-
- A levelezés típusai
- Levelezési konfigurációk
- Levelezés generálása
- Levelezés nyomtatása
- Levelezés e-mailben
A levelezés típusai
Az alábbiakban bemutatjuk a különféle szabványos levelezési típusok listáját, amelyeket át lehet másolni egy egyedi egyéni űrlap, program stb. Létrehozásához.
Levelezés típusa | Levelezés leírása | Nyomtatási program | Szükséges adatok | Minta az SAP parancsfájl űrlapjának |
---|---|---|---|---|
SAP01 | Fizetési értesítések | RFKORD00 | Dokumentum szám | F140_PAY_CONF_01 |
SAP06 | Számlakivonatok | RFKORD10 | Számlaszám és dátum | F140_ACC_STAT_01 |
SAP07 | Váltószámlakivonatok | RFKORD20 | Dokumentum szám | F140_BILL_CHA_01 |
SAP09 | Belső dokumentumok | RFKORD30 | Dokumentum szám | F140_INT_DOCU_01 |
SAP10 | Egyedi levelek | RFKORD40 | Számlaszám | F140_IND_TEXT_01 |
SAP11 | Dokumentumkivonatok | RFKORD50 | Dokumentum szám | F140_DOCU_EXC_01 |
SAP13 | Vásárlói nyilatkozatok | RFKORD11 | Ügyfél száma és dátuma | F140_CUS_STAT_01 |
Levelezési konfigurációk
A levelezés konfigurálása az SAP-ban az alábbi lépésekkel hajtható végre
1. lépés: Adja meg a levelezés típusát
Elérési út: - SPRO> Pénzügyi könyvelés (új)> Követelések és tartozások> Ügyfélszámlák> Sor tételek> Levelezés> Levelezés beállításainak elvégzése és ellenőrzése> Levelezési típusok meghatározása
Tranzakciós kód: - OB77
Itt különféle SAP szabványos levelezési típusok állnak rendelkezésre. Létrehozhat egyéni levelezési típusokat is. Megadhatja, hogy milyen adatok szükségesek a levelezés létrehozásához, pl. A számlakivonathoz megadhatja, hogy az ügyfél / szállító mester szükséges a kimutatáshoz. Megadhatja a dátumparamétereket és a dátum kiválasztásához megjelenő szöveget is.
2. lépés: Rendelje hozzá a programot a levelezési típushoz
Elérési út: -SPRO> Pénzügyi könyvelés (új)> Követelések és tartozások> Ügyfélszámlák> Sorok> Levelezés> Levelezés beállításainak elvégzése és ellenőrzése> Programok hozzárendelése levelezési típusokhoz
Tranzakciós kód: - OB78
Itt össze kell kapcsolnia a levelezési generátor programot a levelezés típusával. Különböző programokat is megadhat a különböző vállalati kódokhoz. (Itt megadhatja az alapértelmezett változatot a program végrehajtásához. Ezt a változatot létrehozhatja a program SE38 / SA38 tranzakciójából .)
Létrehozhat saját egyéni programot is a standard program másolataként, és megfelelő módosításokat hajthat végre, hogy megfeleljen az ügyfél bármely egyedi igényének.
3. lépés: Határozza meg a hívási funkciókat a levelezési típushoz
Elérési út: -SPRO> Pénzügyi könyvelés (új)> Követelések és tartozások> Ügyfélszámlák> Sor tételek> Levelezés> A levelezés beállításainak elvégzése és ellenőrzése> Hívási funkciók meghatározása
Tranzakciós kód: - OB79
Itt meg kell adnia, hogy melyik időpontban generálhatja az adott levelezési típust. A különböző vállalati kódokhoz más beállítást is megadhat. A rendelkezésre álló különféle lehetőségek a következők: -
- A dokumentum beírásakor (pl. FB50, FB60 stb.)
- A kifizetések feladásakor (pl. F-28, F-26 stb.)
- A dokumentum megjelenítése vagy módosítása idején (pl. FB02, FB03 stb.)
- A számla megjelenítésekor (pl. FBL1N, FBL5N stb.)
4. lépés: Hozzárendelje a levelezési nyomtatványt a levelezési nyomtatási programhoz
Elérési út: -SPRO> Pénzügyi könyvelés (új)> Követelések és tartozások> Ügyfélszámlák> Sor tételek levelezés> A levelezés beállításainak elvégzése és ellenőrzése> A levelezés nyomtatásához szükséges űrlapnevek meghatározása
Tranzakciós kód: - OB96
Itt meg kell adnia, hogy melyik űrlapdefiníciót fogja használni a levelezési nyomtatási program. A különböző vállalati kódokhoz más beállítást is megadhat. (Az SAP Script űrlapot az SE71 tranzakcióval definiálják , ahol a különféle adatokat a kimeneti formátumba rendezik a feldolgozás érdekében. Ez az SAP Script űrlap határozza meg a kimenet elrendezését.)
Kétjegyű űrlapazonosítókat is használhat, amelyekkel különböző űrlapokat hívhat meg különböző űrlapazonosítókhoz ugyanabban a vállalati kódban.
Ez az űrlapazonosító a levelezést generáló nyomtatóprogram kiválasztó képernyőjén adható meg. Egyszerre csak egy űrlapazonosítót választhat ki a levelezési típushoz. Többféle levelezési típust hozhat létre, amelyek különböző űrlapazonosítókat indítanak el.
5. lépés: Adja meg a küldő adatait a levelezéshez
Elérési út: -SPRO> Pénzügyi könyvelés (új)> Követelések és tartozások> Vevői számlák> Sor tételek> Levelezés> A levelezés beállításainak elvégzése és ellenőrzése> A levelező adatainak meghatározása a levelezéshez űrlap
Tranzakciós kód: - OBB1
Itt linkelheti a fejléc, a lábléc, az aláírás és a feladó adatait. Ezt a szöveget a SO10 tranzakcióval definiáljuk, a fenti hivatkozással (pl. ADRS). Különféle beállításokat is megadhat a különböző vállalati kódokhoz. (Két számjegyű feladóváltozat is meghatározható, amelyet megadhat a nyomtatási program kiválasztási paramétereinek. Ez lehetővé teszi a feladó különböző adatait ugyanazon vállalati kódban.)
6. lépés: Adja meg a levelezés rendezési változatait
Elérési út: -SPRO> Pénzügyi könyvelés (új)> Követelések és tartozások> Vevői számlák> Sorok> Levelezés> A levelezés beállításainak elvégzése és ellenőrzése> A levelezés rendezési változatainak meghatározása
Tranzakciós kód: - O7S4
Itt megadhatja, hogy a levelező levelek milyen sorrendben keletkezzenek. Pl. Ha több szállító számára állít ki számlakivonatot, akkor a szállítók ebben a sorrendben lesznek rendezve, majd a levél generálódik. Ez a rendezési variáns megadható a levelezést generáló nyomtatási program kiválasztó képernyőjén.
7. lépés: Definiálja a levelezés sorváltozatait
Elérési út: -SPRO> Pénzügyi könyvelés (új)> Követelések és tartozások> Vevői számlák> Sor tételek> Levelezés> A levelezés beállításainak elvégzése és ellenőrzése> A sorok rendezési változatainak meghatározása
Tranzakciós kód: - O7S6
Itt megadhatja, hogy a különféle sorok milyen sorrendben jelennek meg levelező levelekben. Például, ha egy szállítói számlakivonaton több számla van, akkor a számlákat ebben a sorrendben rendezik, majd a levél generálódik.
Ez a rendezési variáns megadható a levelezést generáló nyomtatási program kiválasztó képernyőjén.
Levelezés generálása
Amint azt a hívási pont konfigurálása során korábban bemutattuk, a levelezés az időpontok alatti pontjain generálható: -
- A dokumentum beírásakor (pl. FB50, FB60 stb.)
- A kifizetések feladásakor (pl. F-28, F-26 stb.)
- A dokumentum megjelenítése vagy módosítása idején (pl. FB02, FB03 stb.)
- A számla megjelenítésekor (pl. FBL1N, FBL5N stb.)
Levelezés generálható egy adott dokumentumra vagy szállító (k) / vevő (k) számlájára. A következő diák különböző módokon és a nyomtatással magyarázzák a levelezés létrehozását.
Levelezés létrehozása (A. módszer): -
A levelezés akkor hozható létre, amikor létrehozza, megváltoztatja vagy megjeleníti a dokumentumot.
Ehhez válassza a Környezet> Levelezés lehetőséget, és válassza ki a megfelelő levelezési típust, pl. Lásd az alábbi képernyőt az FB70 ügyfélszámla létrehozásában: -
Hasonlóképpen létrehozhatja a levelezést a tranzakció dokumentumok megjelenítéséből / módosításából, például FB02 / FB03 / FBl1N / FLB5N stb.
Levelezés létrehozása (B. módszer)
A meglévő könyvelési dokumentumokhoz használhatja az FB12 tranzakciós kódot .
A vállalati kód beírása után meg fogja kérdezni a levelezési típust. Válassza a Levelezés típusa lehetőséget, és meg fogja kérni a dokumentumszám / számlaszám megadását. stb. a levelezési típus beállítása alapján. Ezt követően kérik a levelezést.
Levelezés létrehozása (C. módszer)
Az F.27 tranzakcióból generálhatja a levelezést (számlakivonatot) szállító (k) / vevő (k) számára.
Itt a "Mutató a fő nyilvántartásban" értéknek meg kell egyeznie az ügyfél / szállító törzsadatok> Vállalati kód> Levelezés mezőben megadott értékkel.
Ha bejelöli az "Egyéni kérés" jelölőnégyzetet, akkor ha ugyanazon szállítónak / vásárlónak több vállalati kódban vannak sorai, akkor minden vállalati kódhoz külön kimutatás készül.
Levelezés nyomtatása
Levelezés nyomtatása (A. módszer): -
Az F.61 tranzakciós kód segítségével nyomtassa ki a már létrehozott releváns levelezési típust. A végrehajtáskor egyszerűen kinyomtatja a levelezést (ha e-mail / fax stb. Van konfigurálva, akkor a kimenet ebben a formátumban jön létre)
Levelezés nyomtatása (B módszer): -
Az F.64 tranzakciótól kezdve láthatja a létrehozott levelező levelet (Spool), és kinyomtathatja azt. (A különbség az F.61-től az, hogy az F.64-ben más műveleteket is végezhet (például törlés, nyomtatás előnézete stb.) A már létrehozott levelezési kérelemhez.)
A létrehozott spool megtekinthető és kinyomtatható az SP02 tranzakcióból vagy a Rendszer> Saját spool kérésből.
Levelezés e-mailben
Tartsa fenn az e-mail címet az ügyfél / szállító fő> Általános adatok> Cím fül> Kommunikáció beállításában, és válassza ki a kommunikációs módot e-mailként.
Tartsa meg az e-mail azonosítót az ügyfél / szállító törzs> Vállalati kód adatok> Levelezés lapon is.
Ekkor ennek az ügyfélnek / eladónak a levelezése e-mail formátumban jön létre a nyomtatott kimenet helyett (figyelembe véve a felhasználói kilépési beállítást, amelyet a következő diában megadott felhasználói kilépés kommunikációs módjának meghatározásához adtak meg.)
(Megjegyzés: Hasonlóképpen megadhatja a faxkimenet beállítását is, ha a szokásos kommunikációt választja faxként, és fenntartja a faxszámot.)
Ez a cikk Manisha Singh közreműködésével készült