SAP levelezési oktatóanyag: Konfigurálás, létrehozás, nyomtatás és amp; Email

Anonim

Különféle szabványos levelezési típusok állnak rendelkezésre, például számla nyomtatása, számlakivonat stb. Egyéni levelezési típusok is létrehozhatók.

A levelezés az adott üzleti tranzakció feldolgozásakor vagy egy későbbi szakaszban hozható létre a már létrehozott tranzakciós feladásokhoz.

A levelezést különböző formátumokban, például e-mailben és faxon lehet elküldeni az ügyfélnek / eladónak. A levelezés alapvetően levelek stb., Amelyeket az SAP küld el az eladónak / ügyfélnek stb.

A levelezés külön-külön vagy együttesen, eseti jelleggel vagy automatizált kötegelt munkával hozható létre.

Ebben az oktatóanyagban megtanulja-

  • A levelezés típusai
  • Levelezési konfigurációk
  • Levelezés generálása
  • Levelezés nyomtatása
  • Levelezés e-mailben

A levelezés típusai

Az alábbiakban bemutatjuk a különféle szabványos levelezési típusok listáját, amelyeket át lehet másolni egy egyedi egyéni űrlap, program stb. Létrehozásához.

Levelezés típusa Levelezés leírása Nyomtatási program Szükséges adatok Minta az SAP parancsfájl űrlapjának
SAP01 Fizetési értesítések RFKORD00 Dokumentum szám F140_PAY_CONF_01
SAP06 Számlakivonatok RFKORD10 Számlaszám és dátum F140_ACC_STAT_01
SAP07 Váltószámlakivonatok RFKORD20 Dokumentum szám F140_BILL_CHA_01
SAP09 Belső dokumentumok RFKORD30 Dokumentum szám F140_INT_DOCU_01
SAP10 Egyedi levelek RFKORD40 Számlaszám F140_IND_TEXT_01
SAP11 Dokumentumkivonatok RFKORD50 Dokumentum szám F140_DOCU_EXC_01
SAP13 Vásárlói nyilatkozatok RFKORD11 Ügyfél száma és dátuma F140_CUS_STAT_01

Levelezési konfigurációk

A levelezés konfigurálása az SAP-ban az alábbi lépésekkel hajtható végre

1. lépés: Adja meg a levelezés típusát

Elérési út: - SPRO> Pénzügyi könyvelés (új)> Követelések és tartozások> Ügyfélszámlák> Sor tételek> Levelezés> Levelezés beállításainak elvégzése és ellenőrzése> Levelezési típusok meghatározása

Tranzakciós kód: - OB77

Itt különféle SAP szabványos levelezési típusok állnak rendelkezésre. Létrehozhat egyéni levelezési típusokat is. Megadhatja, hogy milyen adatok szükségesek a levelezés létrehozásához, pl. A számlakivonathoz megadhatja, hogy az ügyfél / szállító mester szükséges a kimutatáshoz. Megadhatja a dátumparamétereket és a dátum kiválasztásához megjelenő szöveget is.

2. lépés: Rendelje hozzá a programot a levelezési típushoz

Elérési út: -SPRO> Pénzügyi könyvelés (új)> Követelések és tartozások> Ügyfélszámlák> Sorok> Levelezés> Levelezés beállításainak elvégzése és ellenőrzése> Programok hozzárendelése levelezési típusokhoz

Tranzakciós kód: - OB78

Itt össze kell kapcsolnia a levelezési generátor programot a levelezés típusával. Különböző programokat is megadhat a különböző vállalati kódokhoz. (Itt megadhatja az alapértelmezett változatot a program végrehajtásához. Ezt a változatot létrehozhatja a program SE38 / SA38 tranzakciójából .)

Létrehozhat saját egyéni programot is a standard program másolataként, és megfelelő módosításokat hajthat végre, hogy megfeleljen az ügyfél bármely egyedi igényének.

3. lépés: Határozza meg a hívási funkciókat a levelezési típushoz

Elérési út: -SPRO> Pénzügyi könyvelés (új)> Követelések és tartozások> Ügyfélszámlák> Sor tételek> Levelezés> A levelezés beállításainak elvégzése és ellenőrzése> Hívási funkciók meghatározása

Tranzakciós kód: - OB79

Itt meg kell adnia, hogy melyik időpontban generálhatja az adott levelezési típust. A különböző vállalati kódokhoz más beállítást is megadhat. A rendelkezésre álló különféle lehetőségek a következők: -

  • A dokumentum beírásakor (pl. FB50, FB60 stb.)
  • A kifizetések feladásakor (pl. F-28, F-26 stb.)
  • A dokumentum megjelenítése vagy módosítása idején (pl. FB02, FB03 stb.)
  • A számla megjelenítésekor (pl. FBL1N, FBL5N stb.)

4. lépés: Hozzárendelje a levelezési nyomtatványt a levelezési nyomtatási programhoz

Elérési út: -SPRO> Pénzügyi könyvelés (új)> Követelések és tartozások> Ügyfélszámlák> Sor tételek levelezés> A levelezés beállításainak elvégzése és ellenőrzése> A levelezés nyomtatásához szükséges űrlapnevek meghatározása

Tranzakciós kód: - OB96

Itt meg kell adnia, hogy melyik űrlapdefiníciót fogja használni a levelezési nyomtatási program. A különböző vállalati kódokhoz más beállítást is megadhat. (Az SAP Script űrlapot az SE71 tranzakcióval definiálják , ahol a különféle adatokat a kimeneti formátumba rendezik a feldolgozás érdekében. Ez az SAP Script űrlap határozza meg a kimenet elrendezését.)

Kétjegyű űrlapazonosítókat is használhat, amelyekkel különböző űrlapokat hívhat meg különböző űrlapazonosítókhoz ugyanabban a vállalati kódban.

Ez az űrlapazonosító a levelezést generáló nyomtatóprogram kiválasztó képernyőjén adható meg. Egyszerre csak egy űrlapazonosítót választhat ki a levelezési típushoz. Többféle levelezési típust hozhat létre, amelyek különböző űrlapazonosítókat indítanak el.

5. lépés: Adja meg a küldő adatait a levelezéshez

Elérési út: -SPRO> Pénzügyi könyvelés (új)> Követelések és tartozások> Vevői számlák> Sor tételek> Levelezés> A levelezés beállításainak elvégzése és ellenőrzése> A levelező adatainak meghatározása a levelezéshez űrlap

Tranzakciós kód: - OBB1

Itt linkelheti a fejléc, a lábléc, az aláírás és a feladó adatait. Ezt a szöveget a SO10 tranzakcióval definiáljuk, a fenti hivatkozással (pl. ADRS). Különféle beállításokat is megadhat a különböző vállalati kódokhoz. (Két számjegyű feladóváltozat is meghatározható, amelyet megadhat a nyomtatási program kiválasztási paramétereinek. Ez lehetővé teszi a feladó különböző adatait ugyanazon vállalati kódban.)

6. lépés: Adja meg a levelezés rendezési változatait

Elérési út: -SPRO> Pénzügyi könyvelés (új)> Követelések és tartozások> Vevői számlák> Sorok> Levelezés> A levelezés beállításainak elvégzése és ellenőrzése> A levelezés rendezési változatainak meghatározása

Tranzakciós kód: - O7S4

Itt megadhatja, hogy a levelező levelek milyen sorrendben keletkezzenek. Pl. Ha több szállító számára állít ki számlakivonatot, akkor a szállítók ebben a sorrendben lesznek rendezve, majd a levél generálódik. Ez a rendezési variáns megadható a levelezést generáló nyomtatási program kiválasztó képernyőjén.

7. lépés: Definiálja a levelezés sorváltozatait

Elérési út: -SPRO> Pénzügyi könyvelés (új)> Követelések és tartozások> Vevői számlák> Sor tételek> Levelezés> A levelezés beállításainak elvégzése és ellenőrzése> A sorok rendezési változatainak meghatározása

Tranzakciós kód: - O7S6

Itt megadhatja, hogy a különféle sorok milyen sorrendben jelennek meg levelező levelekben. Például, ha egy szállítói számlakivonaton több számla van, akkor a számlákat ebben a sorrendben rendezik, majd a levél generálódik.

Ez a rendezési variáns megadható a levelezést generáló nyomtatási program kiválasztó képernyőjén.

Levelezés generálása

Amint azt a hívási pont konfigurálása során korábban bemutattuk, a levelezés az időpontok alatti pontjain generálható: -

  1. A dokumentum beírásakor (pl. FB50, FB60 stb.)
  2. A kifizetések feladásakor (pl. F-28, F-26 stb.)
  3. A dokumentum megjelenítése vagy módosítása idején (pl. FB02, FB03 stb.)
  4. A számla megjelenítésekor (pl. FBL1N, FBL5N stb.)

Levelezés generálható egy adott dokumentumra vagy szállító (k) / vevő (k) számlájára. A következő diák különböző módokon és a nyomtatással magyarázzák a levelezés létrehozását.

Levelezés létrehozása (A. módszer): -

A levelezés akkor hozható létre, amikor létrehozza, megváltoztatja vagy megjeleníti a dokumentumot.

Ehhez válassza a Környezet> Levelezés lehetőséget, és válassza ki a megfelelő levelezési típust, pl. Lásd az alábbi képernyőt az FB70 ügyfélszámla létrehozásában: -

Hasonlóképpen létrehozhatja a levelezést a tranzakció dokumentumok megjelenítéséből / módosításából, például FB02 / FB03 / FBl1N / FLB5N stb.

Levelezés létrehozása (B. módszer)

A meglévő könyvelési dokumentumokhoz használhatja az FB12 tranzakciós kódot .

A vállalati kód beírása után meg fogja kérdezni a levelezési típust. Válassza a Levelezés típusa lehetőséget, és meg fogja kérni a dokumentumszám / számlaszám megadását. stb. a levelezési típus beállítása alapján. Ezt követően kérik a levelezést.

Levelezés létrehozása (C. módszer)

Az F.27 tranzakcióból generálhatja a levelezést (számlakivonatot) szállító (k) / vevő (k) számára.

Itt a "Mutató a fő nyilvántartásban" értéknek meg kell egyeznie az ügyfél / szállító törzsadatok> Vállalati kód> Levelezés mezőben megadott értékkel.

Ha bejelöli az "Egyéni kérés" jelölőnégyzetet, akkor ha ugyanazon szállítónak / vásárlónak több vállalati kódban vannak sorai, akkor minden vállalati kódhoz külön kimutatás készül.

Levelezés nyomtatása

Levelezés nyomtatása (A. módszer): -

Az F.61 tranzakciós kód segítségével nyomtassa ki a már létrehozott releváns levelezési típust. A végrehajtáskor egyszerűen kinyomtatja a levelezést (ha e-mail / fax stb. Van konfigurálva, akkor a kimenet ebben a formátumban jön létre)

Levelezés nyomtatása (B módszer): -

Az F.64 tranzakciótól kezdve láthatja a létrehozott levelező levelet (Spool), és kinyomtathatja azt. (A különbség az F.61-től az, hogy az F.64-ben más műveleteket is végezhet (például törlés, nyomtatás előnézete stb.) A már létrehozott levelezési kérelemhez.)

A létrehozott spool megtekinthető és kinyomtatható az SP02 tranzakcióból vagy a Rendszer> Saját spool kérésből.

Levelezés e-mailben

Tartsa fenn az e-mail címet az ügyfél / szállító fő> Általános adatok> Cím fül> Kommunikáció beállításában, és válassza ki a kommunikációs módot e-mailként.

Tartsa meg az e-mail azonosítót az ügyfél / szállító törzs> Vállalati kód adatok> Levelezés lapon is.

Ekkor ennek az ügyfélnek / eladónak a levelezése e-mail formátumban jön létre a nyomtatott kimenet helyett (figyelembe véve a felhasználói kilépési beállítást, amelyet a következő diában megadott felhasználói kilépés kommunikációs módjának meghatározásához adtak meg.)

(Megjegyzés: Hasonlóképpen megadhatja a faxkimenet beállítását is, ha a szokásos kommunikációt választja faxként, és fenntartja a faxszámot.)

Ez a cikk Manisha Singh közreműködésével készült