Projektkör kezelése: PMP oktatóanyag

A hatókörkezelési folyamatok meghatározzák, hogy milyen munkát kell elvégezni, és biztosítják, hogy a projekt csak ezt a munkát tartalmazza a projekt befejezéséhez.

Miért van szükségük a menedzsereknek a Project Scope Managementre

A projekt terjedelmének meghatározása nélkül nem lehet megbecsülni az időt vagy költséget, amelyet a projekt igénybe vesz
A hatókörkezelés olyan vezérlési folyamatokat épít ki, amelyek olyan elemeket kezelnek, amelyek megváltoztathatják a projektet a projekt életciklusa alatt
Segít elkerülni azokat a kihívásokat, amelyekkel a projekt minden növekvő hatókörrel és a rakoncátlan követelmények listájával szembesülhet.

Ez a szakasz magában foglalja mind

A projekt hatókörének kezelése
A termék hatókörének kezelése

A projekt hatókörének kezelése a következő tevékenységeket tartalmazza.

Folyamat	Projektcsoport	Főbb eredmények
Tervezze meg a hatókör kezelését	Tervezés
Gyűjtse össze a követelményeket	Tervezés	Szükséges dokumentum
Határozza meg a hatókört	Tervezés	A projekt hatóköréről szóló nyilatkozat
Hozzon létre WBS-t	Tervezés	WBS könyvtár, WBS
Érvényesítse a hatókört	Monitoring és kontrolling	Elfogadási eredmények
Vezérlés hatóköre	Monitoring és kontrolling	Változtatási kérelem

Az alábbiakban lépésről lépésre fogjuk látni: -

Tervezze meg a hatókör kezelését

A hatókörkezelési terv meghatározza, hogy a hatókör hogyan kerül meghatározásra, érvényesítésre és ellenőrzésre.

Elsődleges bemenetek	Eszközök és technikák	Elsődleges kimenetek
Előzetes projekt alkalmazási nyilatkozat
Projekt alapokmánya	Találkozók	Követelmény-kezelési tervek
Projektmenedzsment-terv	Szakértő Jugment	Hatálykezelési tervek
Vállalati környezeti tényezők
Szervezeti folyamat eszközei

Gyűjtse össze a követelményeket

Ennek során a menedzserek különféle technikákat és eszközöket használnak a projekt követelményeinek az érdekelt felektől történő összegyűjtésére. Ez a szakasz nagyon fontos, és ha pontosan elvégezzük, akkor a projekt során a hiba esélye minimális lesz.

Elsődleges bemenetek	Eszközök és technikák	Elsődleges kimenetek
Projekt Charta	Interjúk	Követelménydokumentáció
Az érdekeltek nyilvántartása	Fókuszcsoportok	Igénygazdálkodási terv
	Csoportos kreativitási technikák	Követelmények nyomon követhetőségi mátrixa
	Könnyített műhelyek
	felmérések és kérdőrei
	Prototípusok
	Megfigyelések
	Csoportos döntéshozatali technikák

A hatókör folyamatának meghatározása

Ez a folyamat egyértelműen jelzi, hogy a projektnek hogyan kell haladnia és mit nem tud megtenni. E folyamat során az alátámasztó dokumentumok áttekintésével biztosítható, hogy a projekt jó úton haladjon. Az így létrejött hatókör megemlíti az érdekelt felek igényeit és elvárásait.

Elsődleges bemenetek	Eszközök és technikák	Elsődleges kimenetek
Projekt alapokmánya	Szakértői ítélet	Projekt alkalmazási köre
A követelmények dokumentációja	Termékelemzés	Projektdokumentum-frissítések
Szervezeti folyamat eszközei	Alternatív azonosítás
	Könnyített műhelyek

WBS (munkabontási struktúra) létrehozása

A WBS lehetővé teszi a projektmenedzsernek és csapatának, hogy a magas szintű projektteljesítményeket kisebb, kezelhető munkaegységekre bontják, úgynevezett munkacsomagokra.

Elsődleges bemenetek	Eszközök és technikák	Elsődleges kimenetek
Projekt alkalmazási köre	Bomlás	WBS
A követelmények dokumentációja		WBS szótár
Szervezeti folyamat eszközei		Hatókör alapvonala
		Projektdokumentum-frissítések

Érvényesítse a hatókört

Az érvényesítési folyamat magában foglalja az ügyfelek elfogadását. Akkor, amikor az ügyfél hivatalosan elfogadja az összes projekt teljesítést. Minden folyamat végén ez a folyamat következik be. E folyamat során az ügyfél visszajelzést ad az elvégzett munkáról.

Elsődleges bemenetek	Eszközök és technikák	Elsődleges kimenetek
Projekt alkalmazási nyilatkozata	Ellenőrzés	Elfogadási eredmények
Projektmenedzsment-terv		Változtatási kérelem
Követelménykövetési mátrix		Projektdokumentum-frissítések
Validált teljesítések

Hatókör ellenőrzése

Ez a folyamat vagy szakasz magában foglalja a projekt állapotának figyelemmel kísérését és a hatókör változásainak kezelését. Ezen kívül magában foglalja a további követelmények megrendelő általi értékelését vagy a projekt hatókörének proaktív figyelmen kívül hagyását.

Elsődleges bemenetek	Eszközök és technikák	Elsődleges kimenetek
Projektmenedzsment-terv	Eltérés elemzés	Munkateljesítmény mérések
A követelmények dokumentációja		Kérések módosítása
Követelménykövetési mátrix
Szervezeti folyamat eszközei
A munkavégzéssel kapcsolatos információk		Projektdokumentum-frissítések

Kulcsfontosságú szempontok, amelyeket érdemes megjegyezni a hatókörkezelésnél

A költségtúllépés és az ütemezési csúszások elkerülése érdekében a hatókörnek teljesnek és pontosnak kell lennie.
A hatályt világosan meg kell határozni a felesleges munka és a zavartság elkerülése érdekében
A hatókörről szóló dokumentumot meg kell osztani az összes érdekelt féllel, hogy elkerülhető legyen a tervezés és a követelmények hibája
A Scope Management bevált gyakorlata az, hogy a hatókördokumentumnak változatlanul kell maradnia a projekt időtartama alatt

Összegzés :

A hatókörkezeléssel meghatározható, hogy a többi hatókörtervezési folyamat hogyan fog menedzselni.

Ennek a szakasznak a legfontosabb szempontja